Oggi gli eventi sono 2.0. Ecco una breve guida.

Gli Eventi sono 2.0 quando c’è la sintesi tra reale e digitale.
“2.0” è il simbolo di un processo in rapida evoluzione che in larga parte ha già modificato i nostri comportamenti quotidiani. Attraverso un uso sempre più diffuso di Internet, le persone trovano nel Web – e nei Social Network in particolare – una nuova modalità di relazione e di comunicazione. Tutti i nostri eventi ne tengono conto e applicano elementi capaci di coinvolgere e sviluppare relazioni positive sia per i brand che per il target. Che si parli di eventi locali, di campionati mondiali, di congressi o di fiere, oggi non si può prescindere dagli aspetti legati alla partecipazione digitale del target.

Partendo dalla semplice comunicazione dell’evento e arrivando alla gestione del partecipante all’evento, le potenzialità dei social media nel coinvolgere e informare le persone sono enormi. Se poi aggiungiamo la capacità di ricevere feedback e di accrescere l’awareness, l’aspetto 2.0 è più che mai fondamentale per il raggiungimento dell’obiettivo. Molti organizzatori di eventi hanno attivato questa modalità, ma vorremmo qui riassumere alcuni spunti utili:

1. Pianificare l’evento con i social media
Dalla logistica ai prezzi, a ciò che succederà nei dintorni nelle date dell’evento, il Web ci aiuta a capire cosa potremo fare. Usando Skype saremo in grado di limitare i viaggi, con un beneficio in termini di costi e di ambiente. Viaggiare meno aiuta tempi e budget. Google Calendar e Google Docs ci favoriranno nel condividere con i collaboratori e il cliente quella pianificazione e quei documenti utili a velocizzare i processi decisionali e operativi. In Italia è purtroppo raro l’utilizzo di PBworks, uno strumento online molto flessibile per la work collaboration. Ricordate che se avete file di grandi dimensioni da scambiarvi potete usare Dropbox, una directory in cloud utilissima anche per chi ha un tablet o uno smartphone.

2. Organizzazione e inviti
Il nostro evento è oramai pianificato, ai nastri di partenza. Dobbiamo invitare gli ospiti, le loro famiglie, i relatori, la media community. Partendo dalle liste che ognuno di noi ha e tiene ben aggiornate, LinkedIn è – per eventi B2B – lo strumento migliore per raggiungere il nostro pubblico. Se negli anni abbiamo fatto un buon lavoro di connessione con i profili più interessanti, sarà facile cercare di coinvolgerli con un messaggio. Non trascurate Twitter. Se l’evento è B2C, Facebook ci aiuterà nello stesso modo. Se avrete un sistema di newsletter (il mio preferito è l’italianissimo MailUp), vi basterà creare un bel messaggio grazie ai template personalizzabili, controllando le statistiche dettagliate. Tutto potrà puntare a un minisito dell’evento, molto più professionale, che potrete aprire su WordPress (il motore di questo blog), guadagnando spazio automaticamente su Google.

3. Promozione
La cerchia dei contatti attuali spesso non basta, quindi occorre allargare la propria cerchia scegliendo il social network più adatto e selezionando i target in modo preciso. Un piccolo investimento (poche centinaia di euro) può far giungere la notizia a molte persone interessanti. Usate Facebook, Flickr, YouTube e, per gli eventi business, LinkedIn. Entro breve, anche il nostro QRoow sarà di grande aiuto!

4. Far vivere l’evento dal vivo
Il social media sharing è una strategia da percorrere sempre in un evento. Dal momento in cui gli ospiti stanno arrivando, il flusso di informazioni utili (e anche futili, perché no) parte, creando quel senso di community che stimola una partecipazione più attiva. Qui Twitter ci è di grande aiuto, anche attraverso Facebook e LinkedIn. QRoow è poi lo strumento ideale per agevolare il networking tra partecipanti. Diamo a tutti la certezza della connettività Wi-Fi in loco, gratuita ovviamente. C’è anche chi offre un canale di ritorno ai partecipanti tramite un videoschermo collegato all’account Twitter dell’evento, che mostrerà i tweet degli ospiti. Delicato, ma molto “techy”. Tutta la documentazione foto e video sarà inserita nel canale Flickr e YouTube dell’evento, possibilmente in quasi-temporeale. Se volete fare una diretta vi consiglio Livestream, ma serve banda dedicata per trasmettere. Il questionario post-evento può essere fatto con Zoomerang gratis, se avete meno di 100 partecipanti.

5. Comunicazioni post-evento
Un evento non finisce mai con l’ultimo giorno. Deve continuare a dialogare, a sviluppare i contenuti esposti, a gestire il ricordo della partecipazione, a coinvolgere altre persone non intervenute. Con gli stessi metodi utilizzati per annunciare l’evento prima del suo svolgimento, ringrazieremo e attiveremo un dialogo continuativo. E’ importante creare contenuti e veicolarli con costanza a tutti, specie se l’evento ha una prossima edizione. Il minisito o il blog ci aiuteranno a essere trovati quando qualcuno cercherà l’argomento dell’evento su Google. Lo stesso farà Flickr e YouTube.

Con queste pillole speriamo di aver dato qualche spunto, anche se dietro all’organizzazione di un evento 2.0 c’è molto di più. Lasciateci qualche segreto professionale tutto per noi!

Lo staff di Movantia

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